React Advies & Training

Specialist voor professionele aanpak van verbale en fysieke agressie en het verhogen van mentale weerbaarheid.

Crisismanagement in onvoorspelbare tijden: hoe pak je dat aan als leidinggevende?

27 dec 2020

In een crisis zoals de corona pandemie komt er als leidinggevende veel op je af. Dat je tijdens een crisisperiode een situatie verkeerd inschat of een andere fout maakt is onvermijdelijk en ook niet erg. Iéts doen is in een crisissituatie namelijk beter dan achterover leunen en afwachten wat er gebeurt. Leren van je fouten en verbinding maken tussen je Hoofd-hart-buik-brein is in zo’n situatie essentieel. Hoe doe je dat? Hoe ga je als leidinggevende om met crisismanagement in onvoorspelbare tijden? Dit blog biedt een 10-tal zaken om rekening mee te houden.

De basis ligt bij de simpele formule E = K x A. Het effect (E) dat een aanpak heeft, is afhankelijk van de kwaliteit (K) van de aanpak maal de acceptatie (A) door iedereen die erbij betrokken is. De formule is in 1963 bedacht door experimenteel psycholoog Norman Maier om het succes van organisatorische veranderingen te kunnen duiden. Zowel de acceptatie onder de betrokkenen als de kwaliteit van de aanpak is belangrijk. Met deze kennis kun je als leidinggevende bedenken waar je focus moet liggen. Wat moet je als goede leider in ieder geval doen bij crisismanagement in onvoorspelbare tijden?

1. Zorg dat je er zelf in gelooft 

Het lijkt een inkoppertje, maar in de praktijk gaat het nog vaak mis: zorg dat jij, als leidinggevende, gelooft in de oplossingen die je aandraagt voor de rest van je team. Geloof je zelf niet in een oplossing, dan moet je je serieus afvragen of de oplossing wel de juiste is.

2. Stel prioriteiten

De kans is aanwezig dat je te maken krijgt met behoorlijk stressvolle omstandigheden tijdens een crisissituatie. Dan is het zaak dat je rustig kunt blijven én met alles wat er op je afkomt de juiste prioriteiten kunt stellen. Gebruik een helder stappenplan voor prioriteitstelling. Bijvoorbeeld de prioriteitenmatrix van Stephen Covey.

3. Wees besluitvaardig

In een crisissituatie moet je als leidinggevende soms in een paar seconden een beslissing nemen. Je hebt dan niet de tijd om alle opties een voor een te analyseren en zorgvuldig af te wegen, maar moet wel met vertrouwen en doortastendheid een keuze kunnen maken. In de huidige crisissituatie dien je je als leider ook te realiseren dat Corona wellicht jouw ´staande organisatie´ overruled. Je mag (of misschien zelfs moet) het anders doen dan in het verleden. Bestaande processen en overlegstructuren voldoen nu vaak niet. Blijf je deze gebruiken dan acteer/reageer je waarschijnlijk te laat of te langzaam.

4. Zorg voor een goede briefing (én debriefing)

In een crisissituatie is een goed team essentieel. Samen kun je immers meer dan alleen. Om te zorgen dat ieder teamlid het juiste doet, is een goede briefing onmisbaar. Vertel/deel helder en duidelijk wat je van je team verwacht en wat de taakverdeling is. Ook een goede debrief achteraf helpt om te leren van de situatie en de aanpak die jullie hanteerden.

5. Leer van je fouten

Zoals bij het vorige punt al even kort is aangestipt, is het heel belangrijk dat jij en je team leren van de fouten die jullie maken. Dit is essentieel om het bij een volgende crisissituatie weer beter te doen. Analyseer de situatie achteraf (eventueel samen met je team), bespreek de belangrijkste beslissingen die genomen zijn en leer van wat er minder goed ging. In een crisissituatie kun je haast geen perfecte oplossing vinden, maar je kunt er wel aan werken om het zo goed mogelijk te doen.

6. Zorg voor voldoende ontspanning

Geen mens kan altijd ‘aan’ staan. Als je goed wilt presteren, zul je voldoende rust moeten pakken. Dat geldt niet alleen voor de mensen in je team, maar vooral ook voor jezelf. Stel je eigen grenzen vast en bewaak deze, zelfs (of eigenlijk júist) in een crisissituatie.

7. Houd jezelf scherp

In zijn bestseller De zeven eigenschappen van effectief leiderschap deelt Stephen Covey een verhaal van een houthakker die in een bos met veel moeite een boom probeert om te zagen. Een voorbijganger ziet dat de zaag die de houthakker gebruikt helemaal bot is en spoort hem aan om de zaag te slijpen, dan zal hij sneller klaar zijn. Maar de houthakker gaat verwoed door. Hij heeft geen tijd om de zaag te slijpen, want die boom moet vandaag om… Het moraal van dit verhaal? Ook al kost het even wat tijd om je toolkit te verbeteren, uiteindelijk levert het méér op! Dit geldt ook voor je eigen ontwikkeling. Blijf jezelf verbeteren en relevante zaken bijleren.

8. Luister naar je hoofd, hart en buikbrein (Mbraining)

Integreer en manifesteer als leider de wijsheid van je hoofd, hart en buik voor een optimaal resultaat. Voor dit blog gaat deze les te ver maar het betekent simpel gezegd dat je niet alleen luistert naar je ratio (hoofdbrein) maar ook naar je hartbrein (zoals verbinding en genegenheid) en buikbrein (beweging, intuïtie en grenzen). Leidinggevenden kunnen interne conflicten tussen hun gedachten, gevoelens en gedragingen ervaren. Soms ook hun plannen, doelen en dromen saboteren. Dit heeft als gevolg dat ze moeite hebben met het nemen van beslissingen. Het lastig vinden om ten tijde van een crisis letterlijk zichzelf in beweging te krijgen. Belemmerende emoties ervaren zoals stress, boosheid, frustratie en spanningen spelen op. Chronische gezondheidszaken die met name te maken hebben met het hart en de maag spelen op. Hoe lijn je die verschillende breinen goed uit. Daar gaat deze pijler over. Lees meer over Mbraining en negatieve emoties en gedrag (zoals boosheid en agressie).

9. Zorg dat je zichtbaar bent

Een goede leider is altijd zichtbaar. Als dat zoals nu, tijdens de coronapandemie, even niet face-to-face kan, dan in ieder geval online. Blijf in contact; zorg dat je medewerkers jou weten te vinden en dat je bereikbaar bent voor vragen, verzoeken en problemen waar zij in deze situatie tegenaan lopen. Jouw rol is dat je constant weet of aanvoelt wat er speelt en hoe je daarbij kunt handelen.

10. Wees een verbinder

Verbinden betekent niet alleen de vaardigheden van verschillende teamleden samenbrengen, maar juist ook om een betrokkenheid van jou als leidinggevende om je team op een persoonlijke en inspirerende wijze te leiden.

Het is belangrijk om je te realiseren dat crisismanagement zich niet richt op het managen van situaties die voorspelbaar zijn. Daar liggen vaak kant-en-klare plannen voor, zijn redelijk eenvoudig te ondervangen of leveren weinig risico op voor de bedrijfsvoering. Het zijn juist die onvoorspelbare situaties die potentieel een grote impact en kunnen zorgen dat de organisatie kwetsbaar is.

Benieuwd hoe je crisismanagement kunt inzetten tijdens de coronapandemie? Lees meer over de workshop Crisismanagement & Covid-19 van React Advies & Training.

 

« Terug